Die Verwaltung eines Unternehmens wird mehr un mehr rationalisiert und weitgehend automatisiert, so dass bei der kaufmännischen Leitung manchmal der Eindruck entsteht, die Kontrolle über die Buchführung zu verlieren. Es ist also wichtig Mittel an die Hand zu bekommen, die alle kritischen Prozesse und Belegflüsse kontrollieren. Die Antwort auf diese Problematik heisst permanents Controlling. Im Englische auch mit "Process minig" betitelt. Diese Art von Controlling ist seinerseits ebenfalls weitgehend automatisiert und mit den Unternehmensdaten eng verknüpft.
Was bietet das "Monitoring der Belegflüsse" ?
Das vollständige "Mining" der von den Buchungsrobotern generierten Daten ist die optimale Kontrolle auf sehr hohem Niveau. Vor der Einführung der Technologie « 2.0 » stand der finanzielle Aufwand für so ein Monitoring nicht im Verhältnis mit dem Nutzen für das Unternehmen. Die technische Fortentwicklung und der nun dank der RPA erreichte hohe Automatisierungsgrad öffnen auf diesem Gebiet ganz neue Möglichkeiten.
Die Aufgabe der Überwachung ist die Suche nach Unregelmässigkeiten, Fehlern, willentliche Manipulationen und Fälle in denen das '-Augen-Prinzip nicht angewendet wurde. Dazu werden 100 % der Buchungsdaten rückblickend untersucht.
Die wesentlichen Ziel diese internen Controlling sind:
Dazu werden in allen Instanzen des Belegflusses Indikatoren (wie z.B. definiert Création d’indicateurs (tel que des ratios ou des contrôles de plausibilité) à chaque instance d’un flux administratif pour s’assurer de son bon déroulement et éviter des dysfonctionnements (achats sans autorisation de la hiérarchie, virements bancaires à des RIB non répertoriés, etc.)
Les principales bases de données, comme les bases clients et produits, doivent être périodiquement contrôlées pour s'assurer que chaque entité existe réellement ou qu’il n’y ai pas d’erreurs de codification, de localisation ou de doublons.
Le cabinet ENGLER + associé possède une longue expérience dans le contrôle interne et l’audit légal des entreprises. Ainsi, nous avons testé différents outils pour contrôler les flux des données dans des comptabilités largement automatisées. Ces logiciels d’analyse de données, conçus spécialement pour les fonctions financières des entreprises, fournissent les axes d’analyse nécessaires pour exercer vos contrôles volontaires mais aussi réglementaires (schéma comptable, taux de TVA, etc). En l’occurrence, les solutions qui ont retenu notre attention vous permettent de :
Unsere Berater könenn für Sie ein Kontrollsystem ausarbeiten und implementieren, mit dem Sie systematisch alle Vorgänge in Ihrem Unternehmen überwachen und auf einem zentralen Monitor anzeigen können. Die ist für alle organisatorischen Bereich des Unternehmens möglich (Buchhaltung, Lagerwesen, Einkauf, Vertrieb, usw.). Mit Hilfe dieser Werkzeuge haben Sie die Möglichkeit tiefgehende Untersuchungen zurchzuführen udn gezielt Risikozonen besonders unter Aufsicht zu nehmen, was den Umfang der Kontrollen erheblich vergrößert.